面接の電話対応!折り返しの時間帯や採用の断り方と掛け方、受け方マナー!

面接の電話応対は重要です!

面接前に、

マイナスのイメージを持たれないためにも、

気を付けるべきポイントは把握しておきましょう!

これから、面接の電話対応について、

「電話の掛け方と受け方」、

「折り返しの時間帯やマナー」、

「採用の断り方」、

「電話がこないのは不採用なのか?」を、

お話していきたいと思います。

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電話の掛け方と受け方!

電話の掛け方と、受け方には、

押さえておくべきポイントと流れがあります。

電話応対で、

この子はおかしいと思われないために、

以下を参考にしてください。

電話の掛け方

<流れ>

①名乗る

②相手を呼ぶ又は確認する

③あいさつをする。

④要件に入る。

⑤お礼を伝える。

<ポイント>

自分が誰であるかを、先に伝えましょう。

その後、先方を確認した後、要件に入りましょう。

<例文>

【あなた】

おはようございます/こんにちは。

〇〇大学の〇〇と申します。

〇次面接の日程について、

調整させていただきたいので、

採用ご担当者にお繋げいただけますか?

【企業側受付】

お電話ありがとうございます。

お繋ぎしますので、お待ちください。

【あなた】

ありがとうございます。

よろしくお願いします。

【採用担当者】

お電話ありがとうございます。

〇〇会社の〇〇です。

面接日程について調整しますね・・・

・・・要件終了・・・

【あなた】

ありがとうございました。

よろしくお願いします。

電話の受け方

<流れ>

①あいさつをし、お礼を伝える。

②名乗る。

③要件に入る。

④お礼を伝える。

<ポイント>

電話をかけていただいたことに対し、

先にお礼を伝えましょう。

その後、要件に入り、

また最後には、お礼を伝えましょう。

<例>

【採用担当者】

〇〇会社の〇〇です。

〇〇さんのお電話で間違いありませんか?

【あなた】

お電話ありがとうございます。

はい。〇〇大学の〇〇です。

【採用担当者】

先程は、弊社の選考にお越しいただき、

ありがとうございます。

選考の結果、

次の選考へご案内させていただきますので、

日程調整させていただいてもよろしいですか?

【あなた】

ありがとうございます。

よろしくお願いします。

・・・要件終了・・・

【あなた】

ありがとうございました。

よろしくお願いします。

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折り返しの時間帯と心構え!

他の就活マニュアルでは、

折り返しの時間を指定していますが、

採用担当者は多忙のため、

どの時間にかけても大して変わりません。

気づいたら、すぐに折り返すようにしましょう!

勿論、最低限マナーの定時時間内で対応はしましょう。

採用の実情ですが、

担当者がいれば、電話は受けますし、

いなければ、後ほど折り返すか、

指定した時間にかけてとお願いします。

上位者のスケジュールや、

面接官のスケジュールなどの調整は、

生き物の如く変化していきますので、

スケジュールがとれている内に、

対応していきたいのが本音です。

時間帯を意識して、

コンタクトがどんどん遅くなるのが、

一番ストレスになりますので、

是非、即応精神で、電話の折り返しをしましょう!

また、折り返しの際の心構えとして、

「お電話に応答できず、申し訳ございません。」

という気持ちは必ず持つようにしましょう!

採用担当者から連絡をいただいているという

「謙虚さ」は必ず持つようにお願いします。

電話での採用内定の断り方!

採用内定の断り方は、

置かれている状況によって、

対応方法が異なりますので、

各状況に応じた、ご説明をします。

返答猶予期間中の断り方

企業が内定猶予期間を指定し、

その期間内に回答をするパターンです。

返答待ちという状況ですが、

誠意を持った回答を必ずしましょう!

<例>

先日から猶予いただいている内定について、

他社からの採用のお話をいただいたため、

この度は、申し訳ございませんが、

辞退させていただきます。

折角の機会をいただいたにも関わらず、

大変申し訳ございません。

内定返答後の断り方

内定の承諾をした後に、

承諾した内定を断るパターンです。

一度、採用を承諾したことから、

企業に迷惑をかけたことになり、

逆上される可能性はありますが、

誠意を持って誤り続けることがポイントです!

知っておいていただきたいことは、

企業はあなたを採用人数として固めたことにより、

他の候補者の選考を打ち切った可能性があるということです。

多大な迷惑をかけているという意識は持ち、

怒られることは覚悟の上、対応してください。

<例>

先日、返答した内定について、

大変申し訳ございませんが、

私事で大変恐縮ですが、

辞退させていただきます。

・・・理由や怒られる・・・

※申し訳ございませんと言い続ける。

電話がこない理由は?

面接試験が終わった後、

面接結果がなかなかこない場合があります。

大抵、不採用ですので、

気にせず次の選考に意識を向けましょう!

欲しい人材には、

即レスするのが原則ですので、

期待して待っていても意味はありません。

ごく稀に、

他の内定者とのバランスをとるために

時間を費やし、返答が遅れますが、

皆さんにコントロールできる範疇でないため、

やはり、気にしないようにしましょう。

変な期待は、他の選考にも影響が出ますので、

難しいと思いますが、無心になってくださいね!

まとめ

面接と電話に関する内容を纏めましたが、

基本、失礼のない対応を心がけていただければ、

多少のミスは多めに見ていただけます。

勿論、タメ語や学生言葉はNGですが、

敬語を使おうと努力している姿勢があれば許容されます。

是非、最低限の姿勢を見せて、

電話応答を乗り切ってください。

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